ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานและซอฟต์แวร์บัญชี: แต่ละประเภททำอะไร และทำไมสำนักงานไทยจึงต้องการทั้งสองอย่าง

เมื่อสำนักงานวิชาชีพไทยขนาดเล็กเริ่มประเมินซอฟต์แวร์ คำถามมักเริ่มต้นในกรอบที่ผิด สำนักงานถามว่าต้องการซอฟต์แวร์บัญชีหรือซอฟต์แวร์บริหารสำนักงาน ราวกับว่าสองประเภทนี้แข่งขันกัน แต่ความจริงไม่ใช่เช่นนั้น ทั้งสองแก้ปัญหาต่างกันในส่วนต่างกันของการดำเนินงาน และสำนักงานที่เข้าใจความแตกต่างนี้จะหยุดค้นหาเครื่องมือเดียวที่ทำทุกอย่าง แล้วหันมาสร้างระบบที่เครื่องมือสองชนิดที่เสริมกันทำหน้าที่ของตนได้ดี

ซอฟต์แวร์บัญชีมีไว้เพื่ออะไรกันแน่

ซอฟต์แวร์บัญชีในตลาดไทย ไม่ว่าจะเป็น FlowAccount หรือ PEAK ถูกสร้างขึ้นรอบความสัมพันธ์เฉพาะ: ความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับกรมสรรพากร เครื่องมือเหล่านี้จัดการชั้นการปฏิบัติตามกฎระเบียบในท้องถิ่นที่ธุรกิจไทยต้องการ ได้แก่ การยื่นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ การรายงาน VAT การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการเชื่อมต่อกับสถาบันการเงินไทย

นี่คือซอฟต์แวร์ที่สร้างได้ยากอย่างแท้จริง ระบบ e-Tax ของกรมสรรพากร ประเภท VAT เฉพาะของไทย อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับบริการประเภทต่างๆ และโครงสร้างการรายงานทางการเงินของไทย ล้วนเป็นเรื่องเฉพาะของตลาดไทย FlowAccount และ PEAK ลงทุนอย่างหนักเพื่อทำให้สิ่งเหล่านี้ทำงานได้ถูกต้องและเชื่อถือได้ ทั้งสองทำในสิ่งที่ถนัดได้ดี

วัฏจักรรายรับที่เครื่องมือเหล่านี้จัดการดำเนินไปตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการรับชำระเงินและการรายงานทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ถูกสร้าง ส่งให้ลูกค้า จับคู่กับการชำระเงิน และบันทึกในบัญชีที่ถูกต้อง ซอฟต์แวร์บัญชีถือบันทึกทางการเงินอย่างเป็นทางการของสำนักงาน ผลิตรายงานเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี และเชื่อมต่อกับเครื่องมือที่ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือกรมสรรพากรต้องการ

สิ่งที่ซอฟต์แวร์บัญชีไม่ทำคือการจัดการลำดับเหตุการณ์ที่นำไปสู่การออกใบแจ้งหนี้ มันไม่ติดตามว่าลูกค้าพูดอะไรในการประชุมเมื่อสามสัปดาห์ที่แล้ว ไม่บันทึกว่าเอกสารใดค้างอยู่ในคดี ไม่ตรวจสอบความขัดแย้งเมื่อมีลูกค้าใหม่ และไม่รู้ว่าผู้ให้บริการใช้เวลาสองชั่วโมงหรือสี่ชั่วโมงกับคดีหนึ่ง สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นก่อนการออกใบแจ้งหนี้ และเกิดขึ้นในระบบที่แตกต่างกัน

ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานมีไว้เพื่ออะไร

ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานตั้งอยู่ในด้านที่หันหน้าสู่ลูกค้าของการดำเนินงานสำนักงาน ขอบเขตของมันคือความสัมพันธ์ลูกค้า วงจรชีวิตคดี และงานที่สร้างใบเรียกเก็บเงินก่อนที่จะสร้างขึ้น

ในขั้นตอนการรับลูกค้า ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานจัดการการรับลูกค้าใหม่: การเก็บรวบรวมข้อมูลลูกค้าอย่างมีโครงสร้าง การตรวจสอบความขัดแย้งกับความสัมพันธ์ที่มีอยู่ และการสร้างบันทึกลูกค้าและคดี นี่คือจุดเริ่มต้นของคดี และเป็นที่ที่คุณภาพของบันทึกสำนักงานถูกกำหนด

ตลอดวงจรชีวิตคดี ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานติดตามสิ่งที่ถูกพูดถึง สิ่งที่ตกลงกัน เอกสารใดอยู่ระหว่างดำเนินการ และผู้ให้บริการใช้เวลาไปกับอะไร บทสรุปการประชุม รายการงานที่ต้องทำ รายการบันทึกการเรียกเก็บเงิน และบันทึกการติดต่อ CRM ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของชั้นนี้ ผู้ให้บริการทำงานภายในระบบบริหารสำนักงานเพื่อบันทึกสาระสำคัญของงานบริการลูกค้า

ในช่วงเวลาการเรียกเก็บเงิน ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานผลิตบันทึกการเรียกเก็บเงิน: บันทึกที่มีโครงสร้างของเวลาและงานที่บันทึกไว้กับคดี นี่คือข้อมูลสำหรับใบแจ้งหนี้ บันทึกการเรียกเก็บเงินบอกซอฟต์แวร์บัญชีว่าต้องเรียกเก็บเงินอะไร ส่วนซอฟต์แวร์บัญชีสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามกฎหมายและส่งออกไป

ช่องว่างที่สำนักงานไทยส่วนใหญ่กำลังประสบอยู่จริงๆ

เมื่อสำนักงานวิชาชีพไทยขนาดเล็กบอกว่าระบบของตนไม่ทำงาน ปัญหาแทบไม่เคยอยู่ที่ซอฟต์แวร์บัญชี FlowAccount หรือ PEAK น่าจะจัดการการออกใบแจ้งหนี้และการรายงานภาษีได้อย่างเพียงพอ ปัญหาอยู่ที่ทุกอย่างที่เกิดขึ้นก่อนการออกใบแจ้งหนี้

ช่องว่างแสดงออกในรูปแบบที่จำได้ บันทึกจากการประชุมลูกค้าอยู่ในเธรดอีเมลหรือสมุดโน้ตส่วนตัวแทนที่จะอยู่ในแฟ้มคดีที่แชร์กัน การรับลูกค้าใหม่ใช้เวลาสามวันและต้องมีการแลกเปลี่ยนอีเมลหลายรอบสำหรับแบบฟอร์ม PDF เวลาที่บันทึกไว้กับคดีถูกสร้างขึ้นใหม่จากความทรงจำปลายสัปดาห์ และบางส่วนไม่ถูกบันทึกเลย เมื่อผู้ให้บริการไม่อยู่ เพื่อนร่วมงานที่รับช่วงคดีต้องอ่านประวัติอีเมลเพื่อทำความเข้าใจว่าพูดคุยอะไรและสัญญาอะไรไว้

สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาบัญชี แต่เป็นปัญหาการจัดการคดี และไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยการเพิ่มคุณสมบัติในซอฟต์แวร์บัญชี เพราะซอฟต์แวร์บัญชีถูกออกแบบมาเพื่อประมวลผลธุรกรรม ไม่ใช่จัดการความสัมพันธ์ลูกค้า

ทำไมสำนักงานจึงพยายามขยายซอฟต์แวร์บัญชีเกินการออกแบบ

เหตุผลที่สำนักงานขนาดเล็กพยายามใช้ซอฟต์แวร์บัญชีสำหรับการจัดการลูกค้าเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ มันเป็นซอฟต์แวร์ที่มองเห็นได้ชัดเจนที่สุดในสำนักงาน หัวหน้าใช้มันเพื่อออกใบแจ้งหนี้ พนักงานใช้มันเพื่อจัดการการชำระเงิน มันฝังตัวอยู่ในขั้นตอนการทำงานแล้ว และมีบันทึกลูกค้าอยู่แล้วในรูปแบบหนึ่ง: ประวัติการเรียกเก็บเงิน

แต่ประวัติการเรียกเก็บเงินไม่ใช่การจัดการลูกค้า บันทึกลูกค้าใน FlowAccount หรือ PEAK มีข้อมูลที่ระบบบัญชีต้องการ: ชื่อนิติบุคคล เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดติดต่อ เงื่อนไขการชำระเงิน มันไม่มีบันทึกคดี ประวัติเอกสาร บทสรุปการประชุม หรือบันทึกการตรวจสอบความขัดแย้ง สำนักงานที่พยายามขยายระบบบัญชีเข้าสู่พื้นที่นี้จะได้ CRM ที่สร้างใน Excel บันทึกที่จัดเก็บในไดรฟ์ทั่วไป และบันทึกการเรียกเก็บเงินที่สร้างขึ้นใหม่จากความทรงจำและรายการในปฏิทิน

วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวนี้ใช้ได้ถึงจุดหนึ่ง สำหรับสำนักงานสี่ถึงห้าคนที่มีรายชื่อลูกค้าขนาดเล็กที่คุ้นเคย หัวหน้าสามารถจดจำสิ่งส่วนใหญ่ไว้ในหัวได้ เมื่อสำนักงานเติบโตขึ้น หรือเมื่อรายการคดีมีความซับซ้อนมากขึ้น วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวเหล่านี้กลายเป็นคอขวด ข้อมูลอยู่ที่ไหนสักแห่ง แต่การค้นหาและการไว้วางใจมันยากขึ้นเรื่อยๆ

สองระบบทำงานต่อเนื่องกันอย่างไร

โมเดลทางความคิดที่ถูกต้องสำหรับสองประเภทของซอฟต์แวร์นี้คือการทำงานต่อเนื่องกัน ไม่ใช่การแข่งขัน ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานจัดการคดีตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกไปจนถึงบันทึกการเรียกเก็บเงิน ซอฟต์แวร์บัญชีจัดการคดีตั้งแต่บันทึกการเรียกเก็บเงินไปจนถึงการปิดทางการเงิน

ลูกค้าใหม่เข้ามา ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานดำเนินกระบวนการรับลูกค้า: ตรวจสอบความขัดแย้ง สร้างบันทึกลูกค้า เปิดคดี ผู้ให้บริการประชุมกับลูกค้า และซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานบันทึกบทสรุปการประชุม รายการงานที่ต้องทำ และรายการบันทึกการเรียกเก็บเงิน ตลอดอายุคดี เอกสารถูกติดตาม เวลาถูกบันทึก และบันทึกลูกค้าถูกอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน เมื่องานถึงจุดการเรียกเก็บเงิน บันทึกการเรียกเก็บเงินครบถ้วนและถูกต้อง เพราะมันถูกสร้างขึ้นทีละขั้นจากงานแต่ละชิ้น ไม่ใช่สร้างขึ้นใหม่ปลายเดือน

บันทึกการเรียกเก็บเงินนั้นไปสู่ซอฟต์แวร์บัญชี FlowAccount หรือ PEAK สร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องจากข้อมูลการเรียกเก็บเงิน จัดการการคำนวณ VAT ส่งให้ลูกค้า และบันทึกการชำระเงินเมื่อมาถึง บันทึกทางการเงินถูกต้องเพราะบันทึกการเรียกเก็บเงินที่สร้างจากนั้นถูกต้อง

สองระบบถูกออกแบบมาสำหรับผู้ชมต่างกันภายในสำนักงานเดียวกัน ผู้ให้บริการทำงานในซอฟต์แวร์บริหารสำนักงาน ฝ่ายบัญชีทำงานในซอฟต์แวร์บัญชี บันทึกการเรียกเก็บเงินคือจุดส่งต่อระหว่างพวกเขา

ค่าใช้จ่ายของการใช้แค่ระบบเดียว

สำนักงานที่ใช้แค่ซอฟต์แวร์บัญชีกำลังจัดการความสัมพันธ์ลูกค้าผ่านอีเมล สมุดโน้ต และความทรงจำของหัวหน้า นี่ไม่ใช่ความล้มเหลวของระบบ แต่เป็นข้อจำกัดด้านความสามารถ ระบบทำงานได้จนกระทั่งไม่ทำงาน และช่วงเวลาที่ล้มเหลวมักเป็นข้อพิพาทการเรียกเก็บเงิน กำหนดเวลาที่พลาด หรือเพื่อนร่วมงานที่ไม่สามารถหาสิ่งที่ต้องการเพื่อให้บริการลูกค้าได้

สำนักงานที่ใช้แค่ซอฟต์แวร์บริหารสำนักงานโดยไม่มีซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมเผชิญปัญหาต่างกัน มันไม่สามารถปฏิบัติตามพันธกรณีของกรมสรรพากรได้อย่างน่าเชื่อถือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ การยื่น VAT และการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องการตรรกะการปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นที่เครื่องมือบริหารสำนักงานทั่วไปไม่ได้สร้างมาเพื่อรองรับ

การรวมกันแก้ไขข้อจำกัดทั้งสอง แต่ละระบบถูกสร้างมาสำหรับปัญหาที่แก้ไข ไม่มีระบบใดถูกขยายเกินการออกแบบ สำนักงานได้ภาพการดำเนินงานที่สมบูรณ์: ความสัมพันธ์ลูกค้าจัดการอย่างถูกต้องผ่านซอฟต์แวร์บริหารสำนักงาน และบันทึกทางการเงินจัดการอย่างถูกต้องผ่านซอฟต์แวร์บัญชี

การเชื่อมต่อทั้งสอง

FirmFlow อยู่เหนือซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ไม่ใช่แทนที่มัน มันจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า คดี และงาน จากนั้นส่งบันทึกการเรียกเก็บเงินที่สะอาดไปยังเครื่องมือบัญชีของคุณเมื่อถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ การรับลูกค้า การประชุม เอกสาร รายการเวลา: สิ่งเหล่านี้อยู่ใน FirmFlow มีโครงสร้างและค้นหาได้ พร้อมให้ผู้ให้บริการทุกคนในคดีเข้าถึง เมื่อรอบการเรียกเก็บเงินมาถึง บันทึกอยู่ที่นั่นแล้ว

สำหรับสำนักงานขนาดเล็กในประเทศไทยที่เติบโตเกินระบบสเปรดชีตและอีเมล แต่ยังไม่พร้อมจะแทนที่เครื่องมือที่ทำงานได้ นี่คือช่องว่างที่ FirmFlow เติมเต็ม ซอฟต์แวร์บัญชียังคงอยู่ ชั้นการจัดการคดีคือสิ่งที่เพิ่มเข้ามา