ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายในไทยเมื่อใด? คู่มือปฏิบัติสำหรับสำนักงานวิชาชีพ

สำนักงานกฎหมายขนาดเล็กส่งหนังสือตกลงรับงานให้ลูกค้าใหม่ในวันจันทร์ ลูกค้าพิมพ์เอกสาร เซ็นชื่อ สแกน แล้วส่งอีเมลกลับมา ผ่านไปสองวันหรือห้าวัน ขึ้นอยู่กับว่าลูกค้าเดินทางอยู่หรือมีเครื่องพิมพ์หรือไม่ งานจะเริ่มต้นอย่างเป็นทางการไม่ได้จนกว่าหนังสือที่ลงนามแล้วจะส่งกลับมา ความล่าช้านี้เกิดขึ้นเป็นประจำในวิชาชีพบริการในไทย และยังคงอยู่ไม่ใช่เพราะกฎหมายกำหนดให้ใช้ลายมือชื่อกระดาษสำหรับหนังสือตกลงรับงาน แต่เพราะสำนักงานส่วนใหญ่ยังไม่ได้ตรวจสอบว่าจำเป็นหรือไม่

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และที่แก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. 2562 กำหนดว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าลายมือชื่อด้วยมือสำหรับสัญญาพาณิชย์และเอกสารทางธุรกิจส่วนใหญ่ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA ดำเนินการโครงสร้างพื้นฐานรากฐานความน่าเชื่อถือแห่งชาติ ซึ่งรับรองผู้ให้บริการลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ดำเนินการภายใต้กฎหมายไทย โครงสร้างกฎหมายสำหรับขั้นตอนการทำงานกับลูกค้าแบบดิจิทัลมีพร้อมแล้ว คำถามสำหรับสำนักงานขนาดเล็กคือเอกสารใดสามารถเปลี่ยนไปใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้เลยวันนี้ และมาตรฐานที่ต้องการคืออะไร

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์สามระดับ

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้มีผลทางกฎหมายเท่ากันทุกประเภทภายใต้กฎหมายไทย ระดับที่ใช้ขึ้นอยู่กับธุรกรรมและความเสี่ยงที่คู่สัญญายอมรับได้

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบธรรมดา เป็นประเภทที่กว้างที่สุด: วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ใดก็ตามที่ใช้แสดงการยอมรับเนื้อหาเอกสาร การพิมพ์ชื่อท้ายอีเมล การติ๊กกล่องในแบบฟอร์มออนไลน์ หรือการแทรกภาพลายเซ็นที่สแกนล้วนถือว่าผ่าน สิ่งเหล่านี้มีผลทางกฎหมายสำหรับข้อตกลงพาณิชย์ความเสี่ยงต่ำที่ระบุตัวคู่สัญญาผ่านธุรกรรมนั้นเอง

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง กำหนดให้มีความเชื่อมโยงที่แน่นแฟ้นกว่าระหว่างผู้ลงนามและเอกสาร ลายมือชื่อต้องเชื่อมโยงกับผู้ลงนามโดยเฉพาะ สามารถระบุตัวตนได้ และสร้างขึ้นจากข้อมูลที่อยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ลงนามแต่เพียงผู้เดียว ซึ่งโดยทั่วไปคือกุญแจเข้ารหัสส่วนตัว หากเอกสารถูกแก้ไขหลังจากลงนาม ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงจะทำให้ตรวจพบการแก้ไขได้ สำหรับการให้บริการวิชาชีพ นี่คือระดับที่ให้การคุ้มครองทางกฎหมายที่มีความหมาย

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ คือลายมือชื่อขั้นสูงที่ออกภายใต้ใบรับรองจากผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ ETDA รับรอง ซึ่งดำเนินการภายใต้รากฐานความน่าเชื่อถือแห่งชาติ ลายมือชื่อที่น่าเชื่อถือมีข้อสันนิษฐานทางหลักฐานสูงที่สุด: สันนิษฐานว่าถูกต้องจนกว่าจะพิสูจน์ได้เป็นอย่างอื่น ระดับนี้ใกล้เคียงกับน้ำหนักทางกฎหมายของลายมือชื่อที่ผ่านการรับรองมากที่สุด

สำหรับสำนักงานกฎหมายหรือสำนักงานบัญชีขนาดเล็ก เอกสารที่ใช้กับลูกค้าตามปกติส่วนใหญ่ รวมถึงหนังสือตกลงรับงาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล สัญญาว่าจ้างมาตรฐาน และหนังสือมอบอำนาจ สามารถดำเนินการด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงได้ เมื่อลูกค้าหรือคู่สัญญามีข้อกำหนดเฉพาะ หรือธุรกรรมมีความสำคัญเป็นพิเศษ ใบรับรองที่น่าเชื่อถือจากผู้ให้บริการที่ ETDA รับรองให้ความคุ้มครองที่แข็งแกร่งที่สุด

สิ่งที่ยังต้องใช้ลายมือชื่อกระดาษ

พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ยกเว้นหมวดเอกสารบางประเภทโดยชัดแจ้งจากการดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อยกเว้นเหล่านี้มีความชัดเจน ไม่ใช่ข้อยกเว้นทั่วไป การเข้าใจข้อยกเว้นเหล่านี้ป้องกันไม่ให้สำนักงานนำความระมัดระวังที่เหมาะสมสำหรับเอกสารที่ยกเว้นไปใช้กับเอกสารจำนวนมากที่ดำเนินการทางดิจิทัลได้อย่างปลอดภัย

การโอนกรรมสิทธิ์ที่ดินและเอกสารที่เกี่ยวกับการสร้าง โอน หรือเลิกสิทธิ์ในทรัพย์สินอสังหาริมทรัพย์ภายใต้ประมวลกฎหมายที่ดินต้องใช้ลายมือชื่อกระดาษต่อหน้าเจ้าพนักงานที่ดิน นี่เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายที่ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถปฏิบัติตามได้โดยไม่คำนึงถึงระดับทางเทคนิค

พินัยกรรมและเอกสารพินัยกรรมต้องดำเนินการในรูปแบบที่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนด: เขียนด้วยลายมือ ลงวันที่ และลงนามโดยผู้ทำพินัยกรรมต่อหน้าพยานสองคนที่ลงนามด้วย พินัยกรรมอิเล็กทรอนิกส์ไม่มีผลทางกฎหมายในประเทศไทย

เอกสารกฎหมายครอบครัวบางประเภท รวมถึงการจดทะเบียนสมรสและการจดทะเบียนหย่า ต้องการการปรากฏตัวต่อหน้านายทะเบียนและไม่สามารถดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

การยื่นเอกสารต่อศาลและเอกสารราชการบางประเภทที่กำหนดให้ดำเนินการต่อหน้าเจ้าพนักงานรัฐบาลต้องเป็นไปตามกฎเกณฑ์ของกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจกำหนดรูปแบบกระดาษ

สำหรับสำนักงานวิชาชีพ ขอบเขตจริงของเอกสารที่ต้องใช้ลายมือชื่อกระดาษมีน้อย หนังสือตกลงรับงาน ข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล ข้อตกลงรักษาความลับ การตกลงค่าธรรมเนียม สัญญาที่ปรึกษามาตรฐาน หนังสือมอบอำนาจ และเอกสารส่วนใหญ่ที่ลูกค้ามอบให้สำนักงาน ล้วนไม่อยู่ในข้อยกเว้นเหล่านี้ และสามารถดำเนินการทางดิจิทัลได้

โครงสร้างพื้นฐานรากฐานความน่าเชื่อถือแห่งชาติของ ETDA

โครงสร้างพื้นฐานรากฐานความน่าเชื่อถือแห่งชาติของ ETDA คือจุดยึดความน่าเชื่อถือของรัฐบาลไทยสำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยรับรองผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ดำเนินการในประเทศไทย และใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองเชื่อมต่อกับรากฐานของ ETDA ห่วงโซ่ความน่าเชื่อถือนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือสันนิษฐานว่าถูกต้องตามกฎหมายไทย

ผู้ให้บริการหลายรายดำเนินการภายใต้การรับรองของ ETDA รวมถึงโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะภาครัฐสำหรับธุรกรรมภาครัฐ และผู้ให้บริการออกใบรับรองเชิงพาณิชย์ที่ให้บริการภาคเอกชน เมื่อประเมินเครื่องมือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์สำหรับการใช้งานวิชาชีพ คำถามสำคัญคือใบรับรองที่ออกนั้นรองรับโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ ETDA รับรองหรือไม่ หรือเครื่องมือนั้นเสนอการยืนยันใบรับรองเป็นคุณสมบัติเสริมที่รองรับโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองต่างประเทศที่ไม่ได้รับการยอมรับภายใต้กฎหมายไทย

สำหรับสำนักงานกฎหมายและบัญชีที่จัดการเอกสารความลับของลูกค้า การรวมกันของใบรับรองที่ ETDA รับรองและการจัดเก็บข้อมูลในประเทศตอบสนองทั้งคำถามความถูกต้องทางกฎหมายและข้อกังวลด้านอธิปไตยข้อมูลที่บทความด้านอธิปไตยข้อมูลในชุดนี้ครอบคลุม เอกสารที่ลงนามด้วยใบรับรองที่รับรองโดย ETDA และจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ที่ดำเนินการภายใต้กฎหมายไทยสร้างห่วงโซ่การคุ้มครองทางกฎหมายที่ชัดเจนตั้งแต่การลงนามจนถึงการเก็บถาวร

PDF/A-3 และความสมบูรณ์ของเอกสารระยะยาว

สำนักงานวิชาชีพเก็บเอกสารลูกค้าไว้หลายปี รูปแบบมาตรฐานสำหรับการเก็บถาวรเอกสารระยะยาวพร้อมข้อมูลที่ฝังไว้คือ PDF/A-3 ซึ่ง ETDA รับรองสำหรับการเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต่างจาก PDF ทั่วไป ไฟล์ PDF/A-3 เป็นไฟล์ที่ครบสมบูรณ์ในตัวเอง: ฝังแบบอักษรและทรัพยากรทั้งหมดเพื่อให้เอกสารแสดงผลเหมือนกันโดยไม่คำนึงว่าซอฟต์แวร์ใดเปิดในอีกหลายปีต่อมา และรองรับข้อมูล XML ที่ฝังไว้ซึ่งระบบอัตโนมัติสามารถอ่านได้

สำหรับสำนักงานที่เก็บถาวรหนังสือตกลงรับงาน สัญญาว่าจ้าง และหนังสือมอบอำนาจที่ลงนามแล้ว รูปแบบ PDF/A-3 ให้ประโยชน์ในทางปฏิบัติสามประการ ประการแรก เอกสารจะแสดงผลได้อย่างถูกต้องในสภาพแวดล้อมการอ่านในอนาคตโดยไม่ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในเวลาที่ลงนาม ประการที่สอง ข้อมูลที่มีโครงสร้างที่ฝังไว้ เช่น ตัวระบุลูกค้า หมายเลขคดี และวันที่สำคัญ สามารถดึงออกมาได้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องอ่านเอกสารด้วยสายตา ประการที่สาม รูปแบบนี้ได้รับการยอมรับจาก ETDA ซึ่งสำคัญหากมีการท้าทายความถูกต้องของเอกสารต่อหน้าศาลหรือหน่วยงานกำกับดูแลของไทย

สำนักงานที่เปลี่ยนไปใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ควรกำหนด PDF/A-3 เป็นรูปแบบเก็บถาวร ความแตกต่างระหว่าง PDF ที่ลงนามแล้วกับไฟล์เก็บถาวร PDF/A-3 ที่ลงนามแล้วมองไม่เห็นสำหรับผู้รับ แต่มีความสำคัญสำหรับการจัดการบันทึกระยะยาวของสำนักงาน

ผลกระทบในทางปฏิบัติของการใช้ลายมือชื่อกระดาษเป็นค่าเริ่มต้น

ความล่าช้า 2–5 วันที่สำนักงานขนาดเล็กแบกรับในทุกหนังสือตกลงรับงานภายใต้ขั้นตอนลายมือชื่อกระดาษไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่เป็นการปฏิบัติที่สืบทอดมา ในพอร์ตโฟลิโอลูกค้าสี่สิบหรือห้าสิบราย แต่ละรายมีการต่ออายุการรับงานประจำปีและสัญญาว่าจ้างใหม่เป็นครั้งคราว เวลาฝ่ายธุรการที่ใช้ไปกับการพิมพ์ การติดตาม การสแกน และการจัดเก็บลายมือชื่อกระดาษถือเป็นส่วนสำคัญของภาระงานของพนักงานในช่วงปิดบัญชีสิ้นเดือนและต้นปี

ต้นทุนเฉพาะไม่ใช่แค่เวลา หนังสือตกลงรับงานที่ส่งคืนล่าช้าเป็นอุปสรรคต่อการเปิดคดี ซึ่งส่งผลต่อการเรียกเก็บเงิน ซึ่งสร้างปัญหาการกำหนดเวลากระแสเงินสดที่เกิดจากขั้นตอนการลงนามโดยตรง ไม่ใช่จากงานเอง ลูกค้าที่เดินทางบ่อยหรือจัดการธุรกิจจากหลายสถานที่อาจล่าช้าเป็นสัปดาห์ ลูกค้าที่วางหนังสือที่พิมพ์ออกมาหายอาจขอให้ส่งใหม่

ขั้นตอนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทำให้สิ่งเหล่านี้หดตัวลง ลิงก์ลงนามที่ส่งให้ลูกค้าทางอีเมลสามารถดำเนินการบนโทรศัพท์ได้ภายในสองนาที เอกสารที่ลงนามแล้วจะกลับมายังที่เก็บเอกสารของสำนักงานโดยอัตโนมัติ คดีเปิดได้ในวันเดียวกัน การรับเอกสารที่ลงนามแล้วสามารถทำให้เกิดขั้นตอนในระบบจัดการงานของสำนักงาน ดังนั้นจึงไม่มีสิ่งใดขึ้นอยู่กับว่าใครสักคนจะตรวจสอบว่าอีเมลส่งกลับมาหรือไม่

การนำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้โดยไม่กระทบการทำงาน

สำนักงานไม่จำเป็นต้องย้ายเอกสารทั้งหมดพร้อมกัน แนวทางที่เป็นขั้นตอนซึ่งเริ่มจากหนังสือตกลงรับงานและข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลของลูกค้าใหม่ครอบคลุมกรณีใช้งานที่มีปริมาณสูงสุดทันทีและสร้างนิสัยการทำงานก่อนที่จะขยายไปยังประเภทเอกสารอื่น

เกณฑ์การคัดเลือกเบื้องต้นนั้นตรงไปตรงมา: เอกสารที่ส่งเพื่อลงนามในปัจจุบัน ส่งคืนทางอีเมลหรือไปรษณีย์ และจัดเก็บโดยไม่มีการดำเนินการเพิ่มเติม คือเอกสารที่ขั้นตอนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ขจัดความยุ่งยากโดยไม่เปลี่ยนแปลงสิ่งสำคัญใดๆ เกี่ยวกับวิธีที่สำนักงานจัดการเอกสาร เนื้อหาของหนังสือตกลงรับงานไม่เปลี่ยนแปลง ผลทางกฎหมายไม่เปลี่ยนแปลง สิ่งเดียวที่เปลี่ยนแปลงคือลายมือชื่อถูกรวบรวมทางอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกลับมาในระบบของสำนักงานโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง

การยอมรับของลูกค้าโดยทั่วไปไม่ใช่อุปสรรค ลูกค้าที่ได้รับลิงก์ลงนามมีประสบการณ์ที่ง่ายกว่าลูกค้าที่ถูกขอให้พิมพ์ เซ็น สแกน และส่งอีเมล ลูกค้าจำนวนน้อยที่ต้องการกระดาษสามารถรับหนังสือกระดาษต่อไปได้ ค่าเริ่มต้นเปลี่ยนสำหรับคนอื่นๆ ทั้งหมด

FirmFlow และขั้นตอนการทำงานกับเอกสาร

ขั้นตอนการทำงานกับเอกสารของ FirmFlow รองรับข้อตกลงลูกค้าแบบดิจิทัลเป็นหลัก: หนังสือตกลงรับงานที่สร้างจากบันทึกคดี ส่งเพื่อลงนามดิจิทัล และส่งกลับมายังที่เก็บเอกสารโดยอัตโนมัติ ไม่มีการพิมพ์ สแกน หรือจัดเก็บด้วยตนเอง เอกสารที่ลงนามแล้วเชื่อมโยงกับคดีตั้งแต่เวลาที่ดำเนินการ ทำให้เข้าถึงได้สำหรับการสนทนากับลูกค้า บันทึกการเรียกเก็บเงิน และการเก็บถาวรโดยไม่ต้องติดตามแยกต่างหาก

สำหรับสำนักงานวิชาชีพขนาดเล็กที่จัดการความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง หนังสือตกลงรับงานคือเอกสารที่เปิดคดีและกำหนดขอบเขตของสัญญาว่าจ้าง การที่เอกสารนั้นลงนาม จัดเก็บ และเชื่อมโยงกับบันทึกคดีในวันเดียวกับที่ความสัมพันธ์เริ่มต้นคือความเป็นจริงในการดำเนินงานที่แตกต่างไปจากการติดตามลายมือชื่อกระดาษเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ โครงสร้างกฎหมายในประเทศไทยทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้แล้ว อุปสรรคคือความไม่แน่ใจเกี่ยวกับกฎหมาย ไม่ใช่ตัวกฎหมายเอง

พระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์และกรอบการรับรองของ ETDA มีมาหลายปีแล้ว ช่องว่างระหว่างสิ่งที่กฎหมายอนุญาตและสิ่งที่สำนักงานขนาดเล็กส่วนใหญ่ทำจริงๆ คือปัญหาขั้นตอนการทำงาน ไม่ใช่ปัญหากฎหมาย การปิดช่องว่างนั้นไม่จำเป็นต้องมีกฎหมายใหม่หรือการลงทุนเทคโนโลยีขนาดใหญ่ ต้องการแค่ความเข้าใจว่าเอกสารใดสามารถลงนามทางดิจิทัลได้ การเลือกเครื่องมือที่ใบรับรองเชื่อมต่อกับ ETDA NRCA และเริ่มจากเอกสารที่ใช้งานบ่อยที่สุดก่อน